随着信息化的不断发展和管理的细致化，各单位需要管理的档案信息量越来越大，如仍然使用传统的档案管理方法，通过纸质存储方式为介质，这种情况显然存在诸多风险及安全隐患，同时这种档案管理方法效率十分低下。现如今，传统档案管理方式需要与时俱进进行改革。现提出一种基于RFID技术实现档案管理智能化的系统方案，该系统可提高文档的使用效率，为文档执行相关使用提供强有力的技术支持。
当rfid技术与每件对象（文档、借阅人、电脑、通讯器材等）简历绑定关系后，可实现以下功能：
3、文档的行为全生命周期管理，使得文档管理数字化、智能化、及时化、可视化、可追溯性等
博纬智能团队在超高频RFID技术领域拥有近10年的技术经验，针对智慧档案管理领域，特别设计了一系列RFID智能装备产品，主要包含RFID馆员工作站、RFID智能盘点车、RFID移动手持机、RFID智能文件柜、RFID玻璃档案柜、RFID智能密集架系统，形成了一套闭环的管理系统。此次云南档案馆的改造项目，这些智能装备能够实现可实现对档案的无序存放，有序管理。在无需人工进行任何操作的情况下，实现档案可视化、系统化、智能化管理，保障档案信息完整性、可追溯性、全生命周期流程管理。